Het kantoor The Outlook van Microsoft was door een verbouwing negen weken dicht, zodat medewerkers thuis, bij partners, Spaces of ergens anders moesten werken. Lieke Hamers, Partner Development Manager, vertelt hoe ze tijdens deze #refresh oude gewoontes onder de loep nam en nieuwe rituelen ontwikkelde.
"Tijdens de verbouwing van het pand werden we uitgedaagd om nieuwe ritmes te ontwikkelen en zelf op zoek te gaan naar werkplekken die bijdragen aan je productiviteit van die dag. Ik kon thuis werken, maar we hebben ook onze partners gevraagd of zij ruimte voor ons beschikbaar wilden stellen. Verder hadden we Spaces als uitvalsbasis, onze samenwerkingspartner waarmee we straks, als het kantoor in het najaar weer officieel open gaat, samen in het gebouw zitten. We konden terecht op hun locaties, zoals Amsterdam, Den Haag en Rotterdam."
Gefocust
"In mijn functie werk ik veel samen met partners en ik heb erg veel op partner locaties gewerkt. Dat werkte goed, want je bent meer gefocust op het werk dat je met die partner doet. De samenwerking is intensiever. Je trekt de hele dag met ze op, luncht samen, ziet wat hun rituelen zijn en weet beter wat er bij partners speelt. We hielden daar ook teammeetings. Je merkt, als je geen kantoor hebt, dat je wat vaker bij elkaar wilt zitten om elkaar op de hoogte te houden. Het leuke is ook dat je veel nieuwe mensen leert kennen."
Creative sparkles
"Het was in het begin best wennen. Geen centrale ontmoetingsplaats betekent op meerdere locaties afspreken om mensen te ontmoeten, dus ik maakte veel extra kilometers. Dat betekende in het begin vaak de verloren tijd ’s avonds inhalen qua achterstallig werk. Maar zo heb ik wel beter leren plannen. Niet meer een hele dag bij verschillende partners zitten, maar een dagdeel bij één partner. Of als ik toch meerdere afspraken met partners op een dag had, dan plande ik dat ze niet te ver van elkaar zaten.
Wat ik miste? De korte, spontane gesprekjes op kantoor, de creative sparkles. Dat je naar een leuke lezing bent geweest of een gaaf idee hebt en dat even wilt delen met een collega tijdens een terloopse ontmoeting. Vaak triggert de persoon die je ziet lopen even dat ‘hé, jou moest ik even hebben moment’. Als je niet samen op kantoor bent, moet je de telefoon pakken en dat doe je minder snel. "
Nieuwe rituelen
"De verbouwing gaat door tot september, maar we zijn alweer aan het werk op kantoor. Het is nu zaak om onze nieuwe rituelen vast te houden. Ik merk dat het aantal interne meetings naar beneden is gegaan. In plaats dat ik van meeting naar meeting vloog, plan ik nu veel bewuster de meetings waar ik echt naartoe wil. We plannen vaker grotere meetings niet alleen op ons kantoor, maar op andere, centralere locaties bij partners, zoals Utrecht."
Productief
De refresh en de samenwerking met Spaces straks heeft ervoor gezorgd en gaat ervoor zorgen dat we als Microsoft op een meer open manier met elkaar, met partners en klanten samenwerken. In het nieuwe gebouw is iedereen welkom en werken we in co-creatie met elkaar. Je kijkt ook anders naar je eigen productiviteit. Laat je je teveel leiden door vergaderingen, wie ontmoet je op een dag, waar en hoe? En neem je voldoende rust door even te ontspannen? Je kunt je dag nu zo indelen dat er tijd is om te sporten en jij bepaalt wanneer je het meest productief bent. Ik streef naar de ideale balans tussen werk, mobiliteit en ontspanning en daar is nu meer ruimte voor om mee te experimenteren."
